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在接待活動(dòng)中，接待人員對(duì)接待對(duì)象所使用的稱(chēng)呼，往往備受對(duì)方重視。因?yàn)檫x擇一種稱(chēng)呼，不僅反映著自身的教養(yǎng)和對(duì)對(duì)方尊重的程度，而且還體現(xiàn)著雙方關(guān)系發(fā)展到了何種程度。
在稱(chēng)呼接待對(duì)象時(shí)，接待人員應(yīng)該注重稱(chēng)呼正規(guī)、區(qū)分對(duì)象、有主有次、防止犯忌等4個(gè)具體事項(xiàng)。
一、稱(chēng)呼正規(guī)
在工作崗位上，人們所使用的稱(chēng)呼自有其特殊性。下述5種正規(guī)的稱(chēng)呼方式，是可以廣泛采用的：
1、稱(chēng)呼行政服務(wù)。在正式場(chǎng)合下，尤其是在具體工作之中，以交往對(duì)象的職務(wù)，如行政職務(wù)相稱(chēng)，以示敬意有加、身份有別，這是接待活動(dòng)中最常見(jiàn)、最正規(guī)的一種稱(chēng)呼方式。
2、稱(chēng)呼技術(shù)職稱(chēng)。目前的社會(huì)，正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，有文化、有知識(shí)、有技術(shù)的人士受到普遍的尊敬。在接待活動(dòng)中，對(duì)對(duì)方人員中具有技術(shù)職稱(chēng)者，特別是具有高級(jí)、嘴專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)者，在工作中可直稱(chēng)其技術(shù)職稱(chēng)，以示對(duì)其敬意有加。
3、稱(chēng)呼學(xué)術(shù)學(xué)位。與前一種情形相類(lèi)似，在交往中，特別是要實(shí)際工作中或?qū)W術(shù)活動(dòng)中，以交往對(duì)象的學(xué)術(shù)學(xué)位相稱(chēng)，既可增強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)的學(xué)術(shù)氣氛，又可增加被稱(chēng)呼者的權(quán)威。
4、稱(chēng)呼職業(yè)名稱(chēng)。在接待活動(dòng)中，當(dāng)接待人員僅僅了解接待對(duì)象所從事的具體行業(yè)，而不清楚對(duì)象的行政職務(wù)、技術(shù)職稱(chēng)或?qū)W術(shù)學(xué)位時(shí)，直接稱(chēng)呼被稱(chēng)呼者的職業(yè)名稱(chēng)，往往也是可行的，是另一種不失禮的方式。比如，可以統(tǒng)稱(chēng)教員為“老師”、稱(chēng)醫(yī)生為“大夫”，稱(chēng)警察為“警官”等等。
5、稱(chēng)呼通行尊稱(chēng)。通行尊稱(chēng)，也稱(chēng)為“泛尊稱(chēng)”，它通常適用于各類(lèi)被稱(chēng)呼者。諸如“同志”、“小姐”等等，都屬于通行尊稱(chēng)。不過(guò)，其具體適用對(duì)象同樣小有差別。
二、區(qū)分對(duì)象
當(dāng)面對(duì)不同行業(yè)、不同職務(wù)、不同身份乃至不同性別的接待對(duì)象時(shí)，接待人員還須根據(jù)交往對(duì)象的不同，而在稱(chēng)呼上有所區(qū)別。一般說(shuō)來(lái)，對(duì)于成年人，可以將男士稱(chēng)為“先生”，將婦女稱(chēng)為“小姐”、“夫人”或“女士”。這是目前通行的“泛尊稱(chēng)”。在稱(chēng)呼婦女時(shí)要注意，對(duì)已婚者應(yīng)稱(chēng)“夫人”，對(duì)未婚者或不了解其婚否者可稱(chēng)“小姐”，對(duì)于不了解其婚否者亦可稱(chēng)之為“女士”。此外，在不同的場(chǎng)合還有不同的講究，具體而言，主要有下列幾點(diǎn)需要特別重視：
1、在政務(wù)活動(dòng)中，除了可以使用“泛尊稱(chēng)”外，還可以稱(chēng)呼對(duì)方的行政職務(wù)。
2、在軍事交往中，對(duì)于軍界人士，最佳的稱(chēng)呼是稱(chēng)其軍銜。對(duì)于行政職務(wù)，一般不必稱(chēng)呼。
3、在宗教活動(dòng)中，對(duì)于神職人員，一般均應(yīng)以其神職相稱(chēng)。有兩點(diǎn)要特別加以注意：第一，切勿在稱(chēng)其神職時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)；第二，越是正式的場(chǎng)合，越應(yīng)當(dāng)在稱(chēng)其神職時(shí)采用全稱(chēng)。
4、在一般場(chǎng)合中，對(duì)于教授、研究員、工程師、律師、法官、醫(yī)生、博士等職稱(chēng)、職務(wù)或?qū)W位擁有者，均可直接以之相稱(chēng)，對(duì)方人士會(huì)感覺(jué)十分“順耳”。
三、有主有次
在實(shí)際工作中，接待人員往往需要在同一時(shí)間之內(nèi)對(duì)多名接待對(duì)象同時(shí)加以稱(chēng)呼。在這種情況下，既要注意在稱(chēng)呼對(duì)方時(shí)面面俱到，又要注意在稱(chēng)呼對(duì)方時(shí)有主有次。所謂有主有次，通常指的是在需要同時(shí)稱(chēng)呼多名接待對(duì)象時(shí)，一定要首先分清主次，然后再由主到次，依次而行。在實(shí)際操作中，其標(biāo)準(zhǔn)做法有下列4種：
1、由尊而“卑”。它的具體含義是，稱(chēng)呼多名人士時(shí)，應(yīng)當(dāng)自其地位較高者開(kāi)始，自高而低，按順序進(jìn)行。
2、由疏而親。它的具體含義是，若被稱(chēng)呼的多名人士與自己存在親疏之別，為避嫌疑，一般應(yīng)當(dāng)首先稱(chēng)呼其中與自己關(guān)系生疏者，然后再稱(chēng)呼其中與自己關(guān)系親近者。
3、由近而遠(yuǎn)。有時(shí)不便細(xì)分多名被稱(chēng)呼者的“尊卑”、親疏，那么則不妨以對(duì)方距離自己的遠(yuǎn)近來(lái)進(jìn)行，即先稱(chēng)呼距離自己最近者，然后依次稱(chēng)呼距離自己較遠(yuǎn)者。
4、統(tǒng)一稱(chēng)呼。在一些特殊情況下，對(duì)多名稱(chēng)呼者不必一一稱(chēng)呼，或者不便一一稱(chēng)呼時(shí)，則可采用統(tǒng)一稱(chēng)呼對(duì)方的方式作為變通。例如，以“諸位”、“大家”、“各位來(lái)賓”、“女士們、先生們”等方式直接稱(chēng)呼對(duì)方。
四、防止犯忌
在接待活動(dòng)中，千萬(wàn)注意不要因?yàn)榉Q(chēng)呼而冒犯對(duì)方的禁忌。一般而言，以下4種錯(cuò)誤稱(chēng)呼，都是接待人員平日不宜采用的：
1、錯(cuò)誤的稱(chēng)呼。在稱(chēng)呼接待對(duì)象時(shí)，千萬(wàn)不能有任何形式的差錯(cuò)。因?yàn)椴徽撌呛畏N差錯(cuò)，顯然都是十分失禮的。
2、庸俗的稱(chēng)呼。某些市井流行的稱(chēng)呼，因其庸俗低級(jí)，格調(diào)不高，甚至帶有顯著的黑社會(huì)風(fēng)格，在接待活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)絕對(duì)禁止使用。接待人員在正式場(chǎng)合如采用低級(jí)庸俗的稱(chēng)呼，則是既失禮，又失自己身份的。
3、綽號(hào)性稱(chēng)呼。在接待活動(dòng)中，對(duì)關(guān)系一般者，切勿擅自稱(chēng)對(duì)方的綽號(hào)，也不應(yīng)以道聽(tīng)途說(shuō)而來(lái)的綽號(hào)去稱(chēng)呼對(duì)方。至于一些對(duì)對(duì)方具有諷刺侮辱性質(zhì)的綽號(hào)，更是嚴(yán)禁使用。接待人員一定要記住，在任何情況下，當(dāng)面對(duì)綽號(hào)稱(chēng)呼他人，都是不尊重對(duì)方的表現(xiàn)。
4、地域性稱(chēng)呼。有些稱(chēng)呼，諸如，“愛(ài)人”、“對(duì)象”、“師傅”、“小鬼”等，具有很強(qiáng)的地域性特征。一旦對(duì)其不分對(duì)象地濫用，往往難免出錯(cuò)。
5、簡(jiǎn)化性稱(chēng)呼。在正式場(chǎng)合，有不少稱(chēng)呼不宜隨意簡(jiǎn)化。例如，把“張局長(zhǎng)”、“王處長(zhǎng)”稱(chēng)為“張局”、“王處”，就顯得既不正規(guī)，又不禮貌。
6、無(wú)稱(chēng)呼。在需要稱(chēng)呼接待對(duì)象時(shí)，一定要有適當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼。若是根本不用任何稱(chēng)呼，或者代之以“喂”、“嘿”、“下一個(gè)”、“那邊的”以及具體代碼，都是極不禮貌的。
7、距離不當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼。在接待活動(dòng)中，若是與僅有一面之緣者稱(chēng)兄道弟，或者稱(chēng)其為“同學(xué)”、“戰(zhàn)友”、“朋友”、“老板”等，都是與對(duì)方距離不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)，接待人員應(yīng)當(dāng)避免使用此種稱(chēng)呼。
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